上手くいかない仕事の生産性を向上させる8つのコツ
「99%の人がしていないたった1％の仕事のコツ」
- 報連相のコツ
- 会議のコツ
- メールのコツ
- 文書作成のコツ
- コミュニケーションのコツ
- 時間のコツ
- チームワークのコツ
- 目標達成のコツ
(2020/12/14 更新)
皆さん、こんにちは。きんかじゅうです。
今日買い物に行った時の話です。何を買いに行くのかメモを忘れ、部屋まで戻り、また買い物に出ました。店まで行って、買い物袋を忘れたことに気づき、歯を食いしばってプラスチック袋に5円を払ったきんかじゅうです。
さて、皆さんは仕事をする時、気をつけていることはありますか？
私は「目を見て挨拶をする」と、そういった小さいことを気をつけています。
当たり前のことですが、行動していきたいと思って続けています。
今日、私がお届けする本は「99%の人がしていないたった1％の仕事のコツ」です。
著者は「日本の労働力の全生産性を1%あげれば50万人分の生産性向上になる」と言っています。
自分が1%生産性上げてもどうしようもないと感じるかもしれませんが、こう言われると、やる気出ませんか？
本書では8つのコツに分けて仕事における生産性の向上方向を具体的に伝えています。
その8つのコツの中から、僭越ながらわたくし、きんかじゅうがピックアップして掻い摘んだ内容をお届けさせていただこうと思います！
報連相のコツ
報連相のコツは11項目あります。
聞かれたことに答える、「3分ください」を口ぐせにする…、などの中から、「自信があるようにふるまう」を掻い摘んでお伝えします。
- 自信があるようにふるまう
何かを答える時、自信なさげに答えて最初の言葉が「自信がないのですが、…」「上手く言えないのですが、…」とネガティブな入り方をすると、聞く相手にもバイアスがかかってしまうとのことです。
つまり準備不足だったとしても、自信たっぷりに説明すれば相手は納得します。呼び水効果と言うそうです。
会議のコツ
会議のコツは会議の趣旨を明確にする、根回しをする、ホワイトボードを使うなどだそうです。
メールのコツ
メールの項目は10項目です。掻い摘むと、宛先を明確にする、結論を最初に書く＆件名を工夫するなどですが、「結論を最初に書く＆件名を工夫する」が気になりました。
- 結論を最初に書く＆件名を工夫する
日本語は文法上、最後に結論が来るようになっていますが、それを意識的に外にやるといいとのことです。
結論を先に書く方法は、アンチ・クライマックス法と呼ばれ、単刀直入に切り込むことが大事だそうです。
併せて、件名はわかりやすくすることが大事だとしています。例えば、
件名：お願い
だけではだめだと著者は言います。
良い例としては、下記のように
件名：【緊急】○○の件のお願い[X時まで]
【】を使って目立たせたり具体的に何に関するメールなのか件名で判るようにすることが重要であるとしています。対応してほしい日時・時刻までわかっている場合はそれも盛り込んで良いとのことです。
文書作成のコツ
パターンを頭に入れる、「KISS」を心掛ける(「Keep It Short & Simple」)、ポイントは3つにまとめるなどの中から、「「KISS」を心掛ける(「Keep It Short & Simple」)」についてをお伝えします。
- 「KISS」を心掛ける(「Keep It Short & Simple」)
シンプルかつ短く、が文章作成のコツだと言います。ビジネス文書で冗長な文章は避けた方が良いとのことです。目安としては1スライド：1メッセージが程よいとのことです。
コミュニケーションのコツ
話をかぶせないなど7項目があります。その中から私が一番大事と思う「名前を覚え、相手のプロフィールに興味を持つ」をお伝えします。
- 名前を覚え、相手のプロフィールに興味を持つ
相手の名前を覚えるということは「あなたに興味を持っています」と言うサインであるそうです。相手に興味を示し、プロフィールまで覚えていれば相手は
「この人物は自分のことを重要に思っている」
と感じます。
D・カーネギーも言っていることであるが、他人に「自分は重要視されている」と感じさせることは、他人を動かし、仕事をうまく運ぶには重要なことであるそうであるそうです。
時間のコツ
他人の時間をムダにしないなど5項目がありますが、「1つの行動に2つ以上の目的を持たせる」に私は注目しました。
- 1つの行動に2つ以上の目的を持たせる
例えば、ファイルを戻しに行く際に、近くに座っている先輩に進捗を報告に行くなどである。つまり、狙うは一石二鳥。1つの石で2匹の鳥を打つように1つの行動に2つ以上の目的を持たせるようにすれば、導線もスムーズになるでしょう。
チームワークのコツ
人には「動いていただく」ものなど14項目があり、「苦手な人がいてもいい」、「失敗はリーダーの責任と考える」などもありましたが、「情報は整理してから伝える」が大事だと私は感じました。
- 情報は整理してから伝える
メンバー間の情報共有や意思疎通が必要な点がチームワークと個人プレーの最大の違う点だそうです。依頼するのであれば、経緯や目的、期限や意義などはわかりやすく言葉を尽くして伝えなければならない、と著者は言いきっています。
依頼した側に「そこは勉強のために、考えて」「そこを考えるのが仕事です」と伝えるのは、『依頼する側の怠慢』であるとも著者は言い切っています。
目標達成のコツ
17項目で、自ら限界を作らない、今から「でも」はじめる、簡単なことから習慣化する、メンター(師匠)を持つ、体調の維持をするなどありますが、下記をお伝えします。
- ピンチの時こそ教科書に立ち返る
ピンチになったり追い詰められた時ほど、「教科書」に立ち返ることが実は目標達成への近道、と著者は言います。結果を出しているチームや人はこの「教科書」に書いてある基本に忠実なんだそうです。
私は囲碁を少々たしなみますが、「定石」と呼ばれるものがあります。「定石」は長い囲碁の歴史の中で一番効率的な打ち方の順番のことです。著者は本書の中で定石は体が覚えるまで習うものだと指摘しています。
つまり、窮地に陥ったならば「教科書」(＝基本となる考え方や方法とも言い換えられると個人的に思います) に立ち返ることが一番有効なのだと著者は主張しています。
いかがでしたでしょうか。本書は、本当に詳細かつ必要な分だけ掲載されている内容と感じました。
ここではショートバージョンでお届けいたしましたが、本書の中身はより実行しやすく具体性がある形で載っています。
もし、興味がございましたら下記よりお調べいただけます。
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仕事の生産性を高めたい方はぜひ、ご一読していただけたらと思います。
以上、きんかじゅうでした。
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