【残業しないための第4歩】定時に帰るために仕事をスピードアップ・ラクして速く
(2021/03/16 更新)
この記事でわかること：定時で帰るには仕事をこなす速さをスピーディーにする必要もあります。そのために必要な事前準備を5つ、この章では解説します。
【残業しないための第4歩】定時に帰るために仕事をスピードアップ・ラクして速く
- マニュアル・手引書・フローチャートを作れば定時に帰れる
- チェックリストで残業激減：チェックリストを作ろう
- メールは12時間以内に1度のタイミングを決めてまとめて返信
- 辞書登録・テンプレ文をストックすればタイプする時間が減って効率的
- 定時帰りを意識して：導線を管理して生産的な職場にしよう
- 準備不足で残業なんてもったいない：打合せ・会議は自然準備を抜かりなく・時間を決めて資料と議題の共有確認
こんにちは、きんかじゅうと申します。
皆さんは残業ってどう思いますか。日本では「意欲的に仕事をしている」と好意的に取られることが多いですが、私の意見は違います。
生産性が悪いことの極み、が残業です。
要は「決められた時間内に仕事が終わっていないから残業している」もしくは「残業代目当てにずるずると時間を決めずにキッチリ仕事をこなしていない」状態が残業です。
時間は有限です。そして、仕事は無限にあります。「仕事を終わらせる」のを目標にしたら、何時間必要なのか判らないですよね。
私がおススメするのは、自分のキャパシティー(自分がこなせる範囲)を明確にして、時間配分を行い、時間的に押してしまう部分は朝の時間に回そうというスタイルです。
今回のメソッドでは1週間ごとにやること(できるようになること)を増やし、進んでいきます。
まず、1週間に1つの取り組むことを決めます。そして、1週間それだけに集中し実行。2つ以上の取り組みを同時に並行して行うと、うまく行きません。
マニュアル・手引書・フローチャートを作れば定時に帰れる
マニュアルや手順書、フローチャートなどの「この仕事をする時はこれを見ながらやる」ものを作りましょう。失敗やミス、思い違いが無くなり、他の人と意思の疎通もしやすくなります。
- 1つ1つの項目を短く
- できる限り具体的に書く
- 常識で考えれば判ることも書く
チェックリストで残業激減：チェックリストを作ろう
マニュアルなどを作ったら、対でチェックリストも作りましょう。チェックリストを見ながら作業をするとミスが劇的に減り不安な場面では他の人に見てもらえますし、他の人が不安な時は共有して全体のミスを減らせます。
そうすれば、他人のミスで残業することも減るでしょう。
メールは12時間以内に1度のタイミングを決めてまとめて返信
メールの返信は速い方が良いと言う人がいます。しかし、本当に切迫した状況でメールしかしない人はあまりいません。メールと合わせて電話もするでしょう。つまり、本来ならばメールだけの要件は急を要しません。その場合、午前と午後の2回にまとめて返信する時間を取るだけで、いいでしょう。
メールが来る都度返信をしていると、自分の行っている作業を中断してメール作業をする必要があります。メール作業後に自分の作業に戻ってまたメールが来てメール作業に戻ってまた、自分の作業に…。このように作業を中断して別の作業をすると集中力が落ち、効率も悪く、生産性が低い生産物しかできません。
そのような結果物では、仕事の成功率も下がるでしょう。
例えば、重要なプレゼンの資料をメール作業と並行して作っている場合。メールに気を取られて集中できずにプレゼン資料を作った結果、資料の出来栄えがそこまででもない状態でのプレゼンとなります。
それで果たして大成功のプレゼンとなるでしょうか。私はそうは思いません。
辞書登録・テンプレ文をストックすればタイプする時間が減って効率的
予測変換の登録をしていれば、文章を書くときに役に立ちます。
まず、キーボードの設定でIMEオプションを開きます。画面右下の文字部分を右クリックで開きます。画像の赤い資格の所ですね。
「単語の追加」を選ぶと単語の登録画面が開くので、
だいだい色：変換候補が現れる文字。下記の例で言うと「か」や「め」
緑色：短縮よみに黒い点を合わせる
青い所：登録の準備が整うと押せるようになります。押して登録しましょう。
「か」→株式会社
「め」→自分のメールアドレス
などのようになるように登録しておくとわざわざタイプする時間が減ってタイプミスも減ります。
定時帰りを意識して：導線を管理して生産的な職場にしよう
導線管理と言う考え方を知っていますか。導線＝「動きの発生する点と点の線」を管理すると言う方法です。
例えば、右手で操作するもので、使用頻度の高いものを右側の近くに置く。右手で操作するけれど使用頻度の低いものは、右側奥の方に置くと言う感じです。同じように左手で操作する物や取るものを左側に配置し、使用頻度によって手前に置くか奥側に置くか決めると言うものです。
机の上のみならず、仕事場全体の導線とその時必要になる物の配置を気にして整理してみましょう。
準備不足で残業なんてもったいない：打合せ・会議は自然準備を抜かりなく・時間を決めて資料と議題の共有確認
打ち合わせや会議に対して「1発勝負」な人はどれだけいるでしょう。打ち合わせや会議の際は、自分一人で挑むにしても何人かで行うかにしても事前準備と共有確認のおさらいはした方が効率的です。
事前の認識や合意なしに進めようとすると、認識の齟齬が発生します。話がかみ合わなくなり、その合っていない部分をすり合わせてから再度確認しなくてはならなくなりますので、タイムロスです。
残業をせず定時に帰るために：自分が1日でできるキャパシティーを知る
いくら、優秀な人でも1日にできる割当量は限られています。1時間でどのくらいの仕事量ができるかも人によって違います。
自分が1日や何分間で何がどのくらいでの割当量ができるのか仕事をしながら計っていくと良いでしょう。
意外と時間がかかると思っていた仕事内容が早く終わって、いつも行うのルーティーンワークが時間がかかっていたりと発見があります。時間がどのくらいかかるか知るためにストップウォッチを使うこともおススメです。
いかがだったでしょうか。
効率的かつ生産性が高く仕事をして残業せずに定時退社を目指せそうでしょうか。もし時間のかかるメンドくさい仕事は前業として始業の前に終わらせてしまいましょう。
そうすれば、定時上がりでその後の時間を自由に使えます。自己投資しても良し、家族や友達と過ごしても良し、勉強したり健康のために時間を投資してもいい。副業もいいですね。
時間は自分のために使ってこそ価値があります。
以上、きんかじゅうでした。
参考資料：「自分だけの3時間」を作る人生・仕事の超整理法あなたの1日は27時間になる。 著：木村聡子
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