【残業しないための第2歩】定時に帰るために仕事の渋滞をなくす

【残業しないための第2歩】定時に帰るために仕事の渋滞をなくす

(2021/03/15 更新)

この記事でわかること:仕事を効率的に行えば残業は減ります。定時に帰るには、仕事内容を整理して、その量と自分のこなせる速さをチェックし、仕事の優先順位をつけ細かく計画を立てることが大事です。また、締め切りより前にフィードバックをもらったり、気の重い仕事内容はハードルを下げていきましょう。

  • 定時で帰るには、仕事内容を整理して、量と速さをチェックし、仕事の優先順位をつけましょう。
  • 定時に帰るため仕事内容を確認して細かく計画を立てよう
  • 残業をしないために締め切りより前にフィードバックをもらおう
  • 残業しないために、気の重い仕事内容はハードルを下げるのが大事・小分けにして少しやってみよう
  • メンドウな仕事が完了したら、脳にご褒美をあげよう

こんにちは、きんかじゅうと申します。

皆さんは残業ってどう思いますか。日本では「意欲的に仕事をしている」と好意的に取られることが多いですが、私の意見は違います。

生産性が悪いことの極み、が残業です。

要は「決められた時間内に仕事が終わっていないから残業している」もしくは「残業代目当てにずるずると時間を決めずにキッチリ仕事をこなしていない」状態が残業です。

時間は有限です。そして、仕事は無限にあります。「仕事を終わらせる」のを目標にしたら、何時間必要なのか判らないですよね。

定時に帰るには、自分の割り当てられている仕事内容を整理して、その量と自分のこなせる速さをチェックしましょう。
その上で仕事の優先順位をつけると良いです。また、仕事内容を確認したら、細かく計画を立てることもおススメです。早めにフィードバックをもらったり、取りかかりのハードルを下げることも重要です。最後に仕事ができたら、脳にご褒美をあげましょう!

参考文献:「自分だけの3時間」を作る人生・仕事の超整理法あなたの1日は27時間になる。 著:木村聡子

定時に帰るには、仕事内容を整理して、その量と自分のこなせる速さをチェックし、仕事の優先順位をつける。

仕事内容の把握と整理は仕事の優先順位をつけるうえで重要な目線です。

量がどのくらいあるのか、どのくらいの速さでそのタスクはこなせるのか。そういった所も確認し、下記の4つに分け、各セクションの中でも順位づけをします。

  1. 重要で、急なもの (締め切りのある仕事や、約束など)
  2. 重要で、急でないもの (関係構築や、仕事の準備・計画)
  3. 重要でないが、急なもの (日々の電話・会議・報告書、重要でないメールの返信や急な来客)
  4. 重要でなく、急でもないもの (待ち時間など)

参考資料:「7つの習慣」

定時で帰るため仕事内容を確認して細かく計画を立てよう

残業しないためには、優先順位をつけた仕事の計画を立て、どのタスクからどの順番で終わらせていくかを考えましょう。

手帳やスケジュール帳はマンスリーとウィークリーとダイヤリーを使いましょう。

月単位、週単位、1日単位でタスクを小分けにしてどの速度で進めるかを考えましょう。

残業をしないために締め切りより前にフィードバックをもらおう

どれだけ仕事を早く終わらせたくても、誰かと仕事をしていると、その誰かとの合意が必要になります。

例えば、手順書の作成・提出を求められている時に、手順書ができ上がってから「できました!」と提出してはいけません。まず、手順書の目次を作って「この方向性でいいですか?」と確認しましょう。

意外と、「あ、この手順は要らないの?これは?」とツッコまれて「そういえばそうだ…。」と気づくことも多いです。特に資料を作る時には、何が目的なのかも確認しましょう。その上で、ある程度完成したら再度確認してもらい、最終調整をするといいでしょう。

できあがってから確認しに行くと、「思ってた方向性と違う…。やり直して、全部。」と言われかねません。効率的に資料作成できないことは、残業の素です。

残業しないために、気の重い仕事内容はハードルを下げるのが大事
小分けにして少しやってみよう

とても多い量で、厄介な難しい内容の仕事は取りかかることが心理的にストレスとなります。しかし、取りかからなえればそのタスクは進まない。進めるには気の重い、やりたくない仕事内容を小分けにして小さい部分から取りかかることです。

例えば、とても複雑な手順書を作成しなければならない時。「手順書を作らなきゃ…。」と考えると、とてもメンドくさいかもしれませんね。

ですが、「今日は内容を洗い出して目次を作る。」「今日は目次に書いてある『1-1』だけ作る『1-2』は明日、『1-3』は明後日、…。」
このようにコンテンツを小さく小さく終了させると「終わらせなきゃいけない」と言う目標が低くなります。低い目標を立て超えていくと自信にもなりますし、スケジューリングも楽になります。

メンドウな仕事が完了したら、脳にご褒美をあげよう

仕事をしていると時に、さまざまな仕事内容で、エネルギーを消費しモチベーションが下がると思います。そんな時は、「脳にご褒美」をあげましょう。

脳へのご褒美とは?

それは「理由もなくしてしまうこと」です。SNSを使って時間を浪費したり、同僚とおしゃべりしたり、コンビニのスウィーツや、おやつを食べてほくほくしたり。やってしまうと「時間を浪費した…。」と後悔するようなことをご褒美としてするのです。そういった行為は、脳が「やっていると楽しい」のでついついやってしまう行為なのです。

そのような行為は常にするのではなく、ご褒美として取っておきましょう。

いかがだったでしょうか。
効率的かつ生産性が高く仕事をして残業せずに定時退社を目指せそうでしょうか。もし時間のかかるメンドくさい仕事があれば、それは前業として始業の前に終わらせてしまいましょう。
そうすれば、定時上がりでその後の時間を自由に使えます。自己投資しても良し、家族や友達と過ごしても良し、勉強したり健康のために時間を投資してもいい。副業もいいですね。

時間は自分のために使ってこそ価値があります。
以上、きんかじゅうでした。

前業とは?

投稿者:

Kinkajuu

社会人X年目 19XX年生誕うお座 A型 Twitter @Kinkajuu1 :英語 臆せずネイティブと話せる :情報収集力 何か調べる時はググり倒すかつ疑い深い。司書資格があり、調べ物は得意 :ITと簿記は学習中レベルですので、レベルアップしていきたいです。 :資産管理に関しては完全に独学です。しかし、良い情報を得ることが得意ですので、あいまいな内容は載せません。 勝手にメンターと呼んでいる方々は下記 ☆編集中☆ ヒトデブログ ヒトデさん ☆編集中☆ 200X年以前 普通に健全に育つ 2005年頃  盛大にずっこける 2006年~2014年9月 暗黒時代 2014年10月 私立Y学園大学通信教育部に入学 2015年10月 私立N大学通信教育部に編入 2017年8月 NZへ単身語学留学 2019年1月 日本に帰国 事務系社会人として再スタート 2020年12月 ブログ「きんかじゅうの作り方」スタート 初めてのブログですので、使いづらい点や見づらい点あると思います。もしございましたらコメント欄にてお意見頂けましたら最大限改善いたします。 お読みいただきありがとうございます :)

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